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善用表格让办公更轻松

发布时间:2021-01-21 08:52:24 阅读: 来源:彩涂板厂家

无论是企业财务人员,还是学校老师,工作中都会不可避免地遇到一大堆繁琐的表格,表格数据不但繁琐,而且手工录入也容易出错。有没有办法让WPS表格也帮忙一起录入和计算,省却我们重复性的工作呢?

其实WPS表格可不仅仅是一个填入数据的地方,它有许多强大的功能,可以让我们省却无谓的计算和没有意义的手工输入。

1.基本小技巧,输入更轻松

我们先来看看怎么做一份班级成绩单。一个50人的班,一个一个输入每个人的学号的话是个很庞大的工程,但是学号都是按自然数列排序的,因此使用WPS表格的一些基本小操作就能帮我们自动完成输入过程。

新建一个表格,在抬头输入“学号”、“姓名”、三科名称、“总分”等项目。

学号一栏,比如第一个学生的学号是“06308081”,在表格输入后却自动把最前面的“0”去掉了,这时表格显示数字的默认格式。那应该怎样把最前面的“0”显示出来呢?有两种办法:

很简单,在输入数字之前输入一个英文半角的单引号,如“'06308081”,单引号后面的数字就会原样显示出来。

右击输入学号的单元格,选择“设置单元格格式”。在窗口中找到自定义,然后在右边选中最后一种类型。我们数一下,“06308081”有八位数字,因此输入“0#######”,也就是后面七位数字如实显示,前面再加一个0。

第一个学号输入完了,怎么让WPS表格帮我们填充余下的内容?把鼠标指针移到单元格右下角,鼠标指针变成“+”,然后往下拖,后面的学号就按顺序填好了(见图1)。

2.基本公式助你计算

做成绩表时总要计算总分、平均分、最高分最低分之类,如果一个个用计算器算就实在太冤枉了,WPS表格有很多很实用的函数可以帮到我们。

我们先来计算每个人的总分。在第一行输入“总分”,然后在下面一行第一个同学的总分栏输入=SUM(),把光标移到括号里,再用鼠标选中该同学中英数三科分数,按回车,总分就算出来了。按照我们刚才说的方法把这个公式往下拖,很快WPS就帮我们计算了所有人的总分(见图2)。

然后我们来计算最高分、最低分和平均分,它们的函数分别是MAX()、MIN()和AVERAGE()。只要用上面同样的方法就可以轻松算出(见图3)。

有人说如果我不知道这些函数怎么办。其实WPS表格有无数的函数,我们不可能全部记住,要用的时候,我们只要点击输入栏的“fx”按钮(见图4),在弹出的窗口搜索自己需要的函数就可以了。

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